أغلى خطأ ترتكبه الوكالة عند تغيير البرنامج لا يقع عند العقد بل في العرض التجريبي: مشاهدة العرض وقراءة قائمة المزايا. فقوائم المزايا متشابهة، والفروق تكمن حيث لا تصل القائمة. الأسئلة التالية لها أثر حقيقي في الميدان، وكل واحد منها يكلّف مالًا إذا طُرح متأخرًا.
البيانات والخروج
المجموعة الأولى تتناول ما يخطر في البال أخيرًا ويكلّف أكثر: ماذا يحدث إذا انتهى التعاقد.
تصدير البيانات حق لك بحكم قانون حماية البيانات، لكن حين لا تُناقَش الصيغة قد تُسلَّم ملفًا لا يقرؤه أحد. اسأل بالتحديد: أي جداول، وبأي صيغة، وخلال كم من الوقت.
- إذا انتهى العقد فبأي صيغة تُسلَّم البيانات وفي كم من الوقت؟
- كل سجلات المسافرين والملفات والحسابات والتحصيلات أم بعضها؟
- هل يُقدَّم نقل البيانات من البرنامج القديم، وهل يُكتب ما لا يمكن نقله؟
الأمن والصلاحيات
المجموعة الثانية تتناول الخطر الحقيقي في نظام يحفظ بيانات الجوازات والهوية. عبارة «بياناتكم آمنة» لا تحمل معلومة؛ المهم كيف يتحقق ذلك.
وأكشف الأسئلة: أين يقع الفصل بين الوكالات — داخل البرنامج أم في مكان حفظ البيانات؟ فإن كان داخل البرنامج فقد يُظهر شرط واحد منسي مسافري وكالة أخرى — ولأن الشاشة تعمل بلا خطأ لا يلاحظ أحد.
- هل يُفرض عزل المستأجرين في كود التطبيق أم على مستوى قاعدة البيانات؟
- هل تقيّد الصلاحيات البيانات نفسها أم تخفي الشاشة فقط؟
- هل يوجد سجل تدقيق لمن غيّر ماذا ومتى؟
- أين الخوادم؟ النقل إلى الخارج يتطلب موافقة منفصلة في بعض الأنظمة.
مرونة الأنظمة
المجموعة الثالثة تستهدف أكثر جوانب القطاع تغيّرًا. فقاعدة المحرم تغيّرت مرات في السنوات الأخيرة، وحدود صلاحية الجواز تختلف من وكالة لأخرى.
وإذا كانت هذه القواعد ثابتة داخل البرنامج فكل تغيير يعني انتظار إصدار جديد — وإن جاء في منتصف الموسم فهو أسابيع من المتابعة اليدوية.
- هل حدّ عمر المحرم وشرط المرافقة قابلان للضبط؟
- هل يُحسب العمر من تاريخ الرحلة أم من تاريخ التسجيل؟
- هل تُقاس صلاحية الجواز من تاريخ العودة؟
الجانب المالي
المجموعة الرابعة تستهدف أهدأ خلل في وكالة متعددة العملات: انزياح الأرصدة السابقة لأن سعر الصرف تحرّك.
في الإعداد الصحيح تحمل كل حركة سعرها ولا يُعاد حساب الماضي. والطريقة العملية للتحقق أثناء العرض أن تسأل: «هل تحصيل أُدخل في يناير ما يزال يظهر بالمبلغ نفسه اليوم؟»
- هل تحمل كل حركة سعر صرفها أم يُعاد حساب الرصيد بسعر اليوم؟
- هل تُحفظ الأرصدة لكل عملة على حدة؟
- هل تُمنع التغييرات بأثر رجعي في فترة محاسبية مغلقة؟
ليست الإجابات بل طريقة الإجابة
إن أجاب المزوّد بـ«نعم» على كل ذلك فالمعلومة ليست في الإجابات بل في قدرته على التعمّق. فمن يقول إن الحدّ يصل إلى البيانات نفسها ويستطيع أن يدعمه بمثال يقول الحقيقة.
وثمة إشارة أخرى: هل يخبرك بما لا يفعله البرنامج. لا نظام يناسب كل وكالة، ومن يقول ذلك يزيل المفاجآت قبل وقوعها.