Hac ve umre acentası, kişisel verinin en hassas türlerini topluyor: kimlik numarası, pasaport, doğum tarihi, adres, bazen sağlık notu. Bu veriyi bir yazılıma girmek sorumluluğu devretmiyor — acenta hâlâ veri sorumlusu.
Veri sorumlusu ve veri işleyen ayrımı
KVKK'da acenta veri sorumlusu, yazılım sağlayıcısı veri işleyen sayılıyor. Pratik karşılığı şu: yolcuya karşı yükümlülük acentada, o yükümlülüğü yerine getirebilmek için gereken araçlar yazılımda olmalı.
Bir yolcu "verilerimi silin" dediğinde acenta bunu yapmakla yükümlü. Yazılım silme aracı sunmuyorsa acenta kayıtları elle temizlemek zorunda kalıyor — ve elle temizlik hiçbir zaman tam olmuyor.
Aydınlatma ve açık rıza
Yolcudan veri alırken aydınlatma metni gösterilmesi ve gerektiğinde açık rıza alınması gerekiyor. Bunun kaydının tutulması da yükümlülüğün parçası: "göstermiştik" demek yetmiyor, ne zaman gösterildiğinin kaydı olmalı.
Sağlık bilgisi özel nitelikli veri sayılıyor ve daha sıkı kurallara tabi. Tekerlekli sandalye ihtiyacı ya da diyet notu gibi alanlar bu kapsamda.
Saklama süresi
"Ne olur ne olmaz" diye sonsuza kadar saklamak KVKK açısından savunulabilir değil. Her veri türü için bir saklama süresi belirlenmeli ve süre dolduğunda veri silinmeli.
Pasaport taramaları bu konuda en kritik kalem. Tur bittikten yıllar sonra sunucuda duran bir pasaport görüntüsü, sızıntı halinde acentanın açıklayamayacağı bir durum yaratıyor.
Yazılım seçerken sorulacak sorular
Güvenlik iddiaları doğrulanabilir olmalı. "Verileriniz güvende" bir cümle; asıl soru bunun nasıl sağlandığı.
- Kiracı ayrımı nerede yapılıyor — uygulama kodunda mı, veritabanında mı?
- Sunucu nerede? Yurt dışına aktarım varsa ayrı izin gerekiyor
- Sözleşme bittiğinde veri nasıl teslim ediliyor ve ne zaman siliniyor?
- Pasaport görüntüleri doğrudan mı servis ediliyor, imzalı ve süreli adreslerle mi?
- Personel yetkileri veriyi mi kısıtlıyor, yoksa yalnız ekranı mı gizliyor?
- Kim neyi ne zaman değiştirdi kaydı tutuluyor mu?
Yolcunun kendi verisine erişimi
KVKK yolcuya kendi verisine erişme hakkı veriyor ve bunu karşılamanın en pratik yolu, yolcunun kendi bilgisini görebileceği bir sayfa sunmak. Bu, hem yükümlülüğü karşılıyor hem de acentanın telefon trafiğini azaltıyor.
Böyle bir sayfa açarken dikkat edilmesi gerekenler var. Bağlantı girişsiz açılıyorsa süresiz olmamalı, iptal edilebilmeli ve kaç kez açıldığı kayıtlı olmalı. Yanlış numaraya giden bir bağlantı fark edildiğinde kapatılabilmeli.
Sayfada ne gösterileceği de bir karar. Bakiye, ödeme planı ve eksik evrak yolcunun kendi bilgisi. Pasaport numarasının tamamını göstermek ise gereksiz — maskelenmiş hali yolcunun kendi kaydını tanıması için yeterli.
Personel yetkisi veriyi mi kısıtlıyor, ekranı mı
Çoğu yazılımda yetki bir ekran gizleme mekanizması: kullanıcı menüde göremiyorsa erişemiyor sayılıyor. Bu, KVKK açısından yeterli bir önlem değil ve teknik olarak da zayıf.
Adres çubuğuna doğrudan bir kayıt numarası yazmak, dışa aktarma alan bir raporu çalıştırmak ya da arama kutusunu kullanmak — bunların hepsi ekran gizlemenin etrafından dolaşıyor.
Doğru kurulum, yetkinin verinin kendisini kısıtlaması. Bayi rolündeki bir kullanıcı kendi getirmediği yolcuyu hiçbir yoldan göremiyorsa, o sınır gerçek bir sınırdır.
Veri ihlali olursa
KVKK, veri ihlalinin Kurul'a ve ilgili kişilere bildirilmesini zorunlu tutuyor ve süre kısıtlı. Bu, önceden hazırlık gerektiren bir yükümlülük: ihlal anında hangi verinin etkilendiğini bilmek gerekiyor.
Denetim kaydı burada işe yarıyor. Kim hangi kayda ne zaman eriştiği kayıtlıysa etkilenen kişi kümesi çıkarılabiliyor. Kayıt yoksa bildirim "muhtemelen herkes" demek zorunda kalıyor ve sonucu çok daha ağır oluyor.
Bu yüzden denetim kaydı bir lüks değil, yasal yükümlülüğün karşılanabilir olmasının şartı.