Kalkış günü acentanın en yoğun ve en az müdahale edilebilir günü. Yüz kişi, farklı şehirlerden gelen aileler, kimi geç kalan kimi erken gelen. O gün yapılabilecek şey sınırlı — asıl iş öncesinde bitmiş olmalı.
Yoklama listesi telefonda olmalı
Havalimanında kâğıt liste hâlâ yaygın ve mantıklı: internet her zaman çalışmıyor, eller dolu.
Ama kâğıdın bir bedeli var — işaretlenen liste sonradan sisteme geri girilmek zorunda ve o adım genelde atlanıyor. Sonuç: kimin gelip kimin gelmediği kayıtta yok.
Telefondan işaretlenen bir liste bu adımı ortadan kaldırıyor. Şart, listenin küçük ekranda okunabilmesi: dosya numarası, ad, telefon ve bir kutu. Fazlası parmakla dokunmayı zorlaştırıyor.
Gelmeyen yolcu
Her turda bir iki yolcu gelmiyor. Sebep hastalık, trafik ya da unutulmuş bir pasaport olabiliyor.
O anda yapılacak iş sıralı: kişiyi aramak, gelemeyeceği kesinleşirse otele ve havayoluna bildirmek, oda planını güncellemek.
Oda planı kısmı sık atlanıyor. Gelmeyen yolcu odada kalmaya devam ediyormuş gibi görünüyor ve Mekke'de resepsiyonda karışıklık çıkıyor.
Pasaportu eksik yolcu
En kötü senaryo bu ve tamamen önlenebilir bir senaryo. Havalimanında pasaport süresi yetmediği anlaşılan bir yolcu uçağa alınmıyor.
Bunun kalkış gününde ortaya çıkması, kontrolün geç yapıldığı anlamına geliyor. Pasaport süresi dönüş tarihine göre hesaplanmalı ve kalkıştan haftalar önce listelenmeli.
Bir de vize tarafı var: başvurusu sonuçlanmamış yolcu son güne kadar bekletilmemeli. Kalkışa bir hafta kala hâlâ sonuçlanmamış bir başvuru, o yolcu için ayrı bir plan gerektiriyor.
Yolcunun elindeki tek bilgi
Kalabalıkta kaybolan bir yolcunun elinde ne varsa o kadar bilgisi oluyor. Yaka kartında acentanın telefonu, kafile numarası ve otel adı bulunmalı.
Bagaj etiketinde ad kadar dosya numarası önemli — karışan bagajı eşleştirmenin en hızlı yolu o numara.
Bu kartların kalkış sabahı tek tek yazdırılması, o gün kaybedilecek en son zaman. Toplu üretilip önceden hazırlanmalı.
Kalkıştan sonra biten iş
Uçak kalktığında acentanın işi bitmiyor. Gelmeyen yolcuların durumu kayda geçmeli, iptal olanların bakiyesi kapatılmalı, oda ve koltuk planları son haliyle güncellenmeli.
Bu adım atlandığında sezon sonunda rakamlar tutmuyor: kayıtta yüz yolcu var ama otelden doksan sekiz kişilik fatura geliyor.
Kalkış sonrası yarım saatlik bir düzeltme, ay sonunda yarım günlük bir mutabakat işinden kurtarıyor.