Hac ve umre turunda uçak koltukları tek tek satın alınmıyor; havayolundan grup olarak alınıyor ve koltuk dağıtımını acenta yapıyor. Aynı şey Suudi Arabistan içindeki otobüs transferleri için de geçerli. Bu, oda planlamasına benzeyen ama kendi kuralları olan ikinci bir yerleştirme işi.
PNR ve koltuk ayrımı
Grup rezervasyonu bir PNR altında geliyor ve o PNR'de belirli sayıda koltuk bulunuyor. Koltuk numaraları bazen baştan belli, bazen check-in aşamasında dağıtılıyor.
Acentanın kendi kaydında koltuğu tutmasının faydası, havayolu tarafında dağıtım yapılmasa bile grubun kendi içinde kimin nerede oturacağının planlanabilmesi. Check-in sırasında bu plan uygulanabiliyor.
Kritik nokta PNR'nin yolcu kaydında durması. Bir yolcu iptal olduğunda hangi PNR'de yer boşaldığı bilinmezse, yerine geçecek yolcu için yeni bilet alınıyor — oysa boş yer duruyor.
Aileyi ayırmamak
Uçakta ailelerin bir arada oturması, oda planlamasındaki kadar zorunlu değil ama benzer bir beklenti. Özellikle çocuklu ailelerde ve yaşlı yolcularda ayrılmak gerçek bir sorun üretiyor.
Otomatik yerleştirme burada da faydalı ama sınırlı: koltuk düzeni uçak tipine göre değişiyor ve üçlü-üçlü bir kabinde dört kişilik aile zaten bölünmek zorunda.
Doğru yaklaşım, gruplamayı oda planlamasından devralmak. Aynı odada kalan yolcular genelde aynı sırada oturmak istiyor ve bu bilgi zaten kayıtta duruyor.
Otobüs yerleştirme neden ayrı
Otobüs yerleştirme uçaktan iki noktada ayrılıyor. Birincisi kapasite: otobüs genelde bir kafileyi tam olarak alıyor ve seçim yapmak gerekmiyor.
İkincisi ve önemlisi, otobüsün birden çok bacakta kullanılması. Cidde–Mekke, Mekke–Medine, Medine–Cidde farklı bacaklar ve yolcular arasında değişiklik olabiliyor.
Bu yüzden otobüs yerleşimi parkura bağlı düşünülmeli: hangi bacakta hangi otobüs, o otobüste kim. Tek bir otobüs listesi bütün turu kapsamıyor.
Değişiklik yönetimi
Kalkış haftasında koltuk planı en çok değişen belge. Bir yolcu iptal ediyor, yerine yedek listeden biri giriyor, bir aile yer değiştirmek istiyor.
Her değişiklikte planın tamamını yeniden üretmek yerine, değişenin izlenebilmesi gerekiyor. Havayoluna gönderilen ad listesi değiştiğinde hangi ismin çıkıp hangisinin girdiği net olmalı.
Yaka kartı ve bagaj etiketi de bu değişikliklerden etkileniyor. Tek kayıttan üretildiklerinde otomatik güncelleniyor; ayrı tutulduklarında kalkış sabahı yanlış kartla giden yolcu çıkıyor.