Hac ve umre acentasının parası üç para biriminde dolaşıyor: paket fiyatı dolar, yolcunun ödemesi lira, Suudi tarafındaki tedarikçi riyal. Bu üçünü tek bir bakiyede toplamaya çalışmak, muhasebenin en sık yapılan ve en zor fark edilen hatasına yol açıyor.
Yanlış kurulum: tek bakiye, güncel kur
Yaygın hata şu: bütün hareketler bir ana para birimine çevrilip tek bakiyede tutuluyor, çeviri de o anki kurla yapılıyor. Sorun, kurun sonradan değişmesi.
Yolcu ocakta 1.000 dolarlık borcuna karşılık lira ödedi. Mart'ta ekstre alındığında kur değiştiği için ödemesi farklı bir dolar tutarına denk geliyor ve bakiye kendiliğinden kayıyor. Kimse bir şey değiştirmedi ama rakam değişti.
Doğru kurulum: kur harekete yazılır
Her hareket kendi para birimini ve İŞLEM ANINDAKİ kurunu taşımalı. Kur sonradan değiştiğinde geçmiş hareket yeniden hesaplanmıyor — çünkü o gün gerçekten o kurdan işlem yapıldı.
Bakiye de para birimi başına ayrı tutulmalı. "Yolcunun 200 dolar ve 5.000 lira borcu var" ifadesi, ikisini toplayıp tek bir sayı üretmekten daha doğru ve daha kullanışlı.
Kur nereden gelmeli
Elle girilen kur, unutulan kur demek. Merkez bankası kurunun her iş günü otomatik çekilmesi hem tutarlılık hem de denetim açısından gerekli.
Alış ve satış kuru ayrı tutulmalı. Tahsilatta hangisinin kullanılacağı acentanın politikası ama sistemin ikisini de bilmesi gerekiyor.
Kapanmış dönem geriye açılmamalı
Mali dönem kapandıktan sonra o döneme ait kaydın değiştirilebilmesi, muhasebenin güvenilirliğini bitiriyor. Düzeltme geriye dönük değişiklikle değil, ters kayıtla yapılmalı.
Bunun ekranda düğmeyi gizleyerek çözülmemesi gerekiyor. Kapanmış bir döneme kayıt yazan her yol kapalı olmalı — yoksa bir rapordan ya da toplu işlemden sızıyor.
Bayi komisyonu hangi para biriminde
Bayiyle çalışan acentada komisyon ayrı bir para birimi sorusu doğuruyor. Paket fiyatı dolarsa komisyon dolar mı, yoksa satış anındaki kurla lira mı?
İki uygulama da sahada var ve ikisi de savunulabilir. Önemli olan hangisinin seçildiğinin kayıtlı olması ve sonradan değişmemesi. Aynı bayiye bir turda dolar, ötekinde lira üzerinden hesaplanan komisyon, mutabakatı imkânsız hale getiriyor.
Komisyonun ne zaman hak edildiği de ayrı bir karar: kayıt kesinleştiğinde mi, tahsilat yapıldığında mı, kalkıştan sonra mı. Bu üç seçenek acentanın nakit akışını doğrudan etkiliyor.
Taksit planı ve kur
Dolar üzerinden taksitlendirilen bir borç, her taksitte o günün kuruyla liraya çevriliyorsa yolcu her ay farklı bir tutar ödüyor. Bu, satış sırasında açıkça anlatılmadığında en sık şikâyet konusu oluyor.
Alternatif, taksitleri sözleşme günündeki kurla lira olarak sabitlemek. Bu durumda kur riski acentada kalıyor ve uzun vadeli planlarda ciddi bir kalem olabiliyor.
Yazılımın işi tercihi dayatmak değil, ikisini de destekleyip yolcuya gidecek belgede hangisinin geçerli olduğunu net yazmak.
Mutabakat neden ayrı bir iş
Çok dövizli çalışan bir acentada cari mutabakatı, tek para birimindeki bir işletmeye göre daha sık gerekiyor. Karşı taraf kendi kayıtlarında farklı kur kullanmış olabiliyor ve fark yıl sonunda değil, ay ay yakalanmalı.
Mutabakat mektubunun her para birimini ayrı satırda göstermesi gerekiyor. Toplanmış tek bir tutar, karşı tarafın kendi kaydıyla karşılaştıramayacağı bir sayı üretiyor.
Bu, çok dövizli kurulumun bir zahmeti değil aslında faydası: her hareket kendi kurunu taşıdığı için fark nereden çıktığı hareket bazında görülebiliyor.