e-Fatura çoğu acentaya bir zorunluluk olarak geldi ve ilk bakışta sadece bir biçim değişikliği gibi görünüyor: kâğıt yerine elektronik. Oysa günlük işleyişte değişen şey daha çok, ve en önemlisi gelen faturalar tarafında.
Gelen fatura artık cevap istiyor
Size gelen elektronik faturaların iki türü var. Birincisinde yapacak bir şey yok; belge düştüğü an kesinleşiyor.
İkincisinde ise sekiz gün içinde kabul ya da red bildirmeniz gerekiyor. Ve kritik nokta şu: sessiz kalmak nötr değil. Süre geçerse fatura kabul edilmiş sayılıyor ve itiraz hakkınız düşüyor.
Pratikte anlamı şu: otelden yanlış tutarla gelen bir fatura, kimse fark etmediği için sekiz gün sonra tartışılamaz hale geliyor. Kâğıt dönemde böyle bir süre yoktu; fatura masada bekliyordu.
Red gerekçesi yazmak neden önemli
Bir faturayı reddederken sebep yazmak zorunlu değil ama yazmamak işi uzatıyor.
Gerekçesiz red alan tedarikçi neyi düzelteceğini bilmiyor ve çoğu zaman aynı faturayı aynı hatayla yeniden kesiyor. İki tarafın da vakti gidiyor.
“Konaklama 14 gece yerine 15 gece faturalanmış” gibi tek cümlelik bir gerekçe, ikinci turu ortadan kaldırıyor.
Kesilen fatura geri alınmıyor
Kâğıt faturada yanlış yazılan bir belge yırtılıp yeniden yazılabiliyordu. Elektronikte böyle bir şey yok: kesilen belge gitmiş demektir.
Düzeltme silmeyle değil, ters bir belgeyle yapılıyor. Bu muhasebenin doğru yöntemi ama alışkanlık değişikliği gerektiriyor — özellikle acele kesilen faturalarda.
Bunun pratik sonucu şu: fatura kesmeden önceki kontrol adımı, eskisinden daha önemli hale geliyor.
Yolcuya kesilen belge
Yolcuların çoğu elektronik fatura mükellefi değil. Onlara kesilen belge farklı bir tür ve farklı bir akış izliyor, ama acenta tarafında aynı ekrandan yapılabiliyor.
Burada sık yapılan hata, belgeyi tahsilat tamamlanmadan kesmek. Sonra iptal ya da düzeltme gerekiyor ve yukarıdaki kural devreye giriyor.
Sağlıklı sıra: tahsilat, sonra belge. Taksitli satışta belgenin ne zaman kesileceği baştan kararlaştırılmalı.
Aracıyı değiştirmek
e-Fatura, aracı bir firma üzerinden gönderiliyor ve o firmayı değiştirmek mümkün. Acentalar genelde fiyat ya da destek yüzünden değiştiriyor.
Yazılım seçerken sorulacak soru şu: aracıyı değiştirirsem ekranlarım ve raporlarım aynı kalıyor mu? Kalmıyorsa her değişiklik yeni bir öğrenme dönemi demek.
Geçmiş belgelerin ne olacağı da sorulmalı. Eski aracıda kalan faturalara erişiminiz olmalı — yasal saklama süresi devam ediyor.