Umre ve hac kaydında refakatçi (mahrem) zorunluluğu, yolcunun yaşı ve cinsiyetine bağlı. Kuralın kendisi Suudi mevzuatına göre değişiyor — son yıllarda birkaç kez değişti. Yazılım tarafında iki hata sık yapılıyor ve ikisi de pahalı.
Birinci hata: kuralı koda gömmek
Yaş sınırlarını ve refakat koşulunu kodun içine yazmak, mevzuat değiştiğinde acentayı yeni bir yazılım sürümü beklemeye mahkûm ediyor. Sezon ortasında gelen bir değişiklikte bu, haftalarca elle takip demek.
Doğrusu kuralı ayardan yönetmek: yaş eşikleri ve hangi durumda refakatçi arandığı acenta bazında değiştirilebilmeli.
İkinci hata: yaşı bugüne göre hesaplamak
Bu daha sinsi bir hata. Kayıt sırasında on yedi yaşında olan bir yolcu, tur kalktığında on sekizini doldurmuş olabilir. Ya da tersi: bugün on sekiz görünen biri, tur tarihinde hâlâ on yedi.
Yaş TUR BAŞLANGIÇ tarihine göre hesaplanmalı. Aynı kural fiyatlandırmada da geçerli: çocuk ve bebek fiyatları kayıt gününe göre değil seyahat gününe göre belirlenir. Bu ayrımı yapmayan bir sistem, sınıra yakın her yolcuda yanlış fiyat üretir.
Pasaport süresinde aynı mantık
Aynı düşünce pasaport geçerliliğinde de geçerli ve orada sonucu daha ağır. Altı ay kuralı bugünden değil DÖNÜŞ tarihinden hesaplanır.
Bugün bakıldığında yeterli görünen bir pasaport, kalkışa üç ay kalmışsa dönüşte yetersiz olabilir. Havaalanında anlaşılan bir eksik pasaport, acentanın en pahalı hatalarından biri.
Operasyonda nasıl görünmeli
Kural doğru kurulduğunda yazılımın işi uyarmak: mahremi olması gereken ama seçilmemiş yolcular, kalkışa kalan güne göre sıralanmış bir listede görünmeli.
Uyarının zamanlaması önemli. Kalkışa iki gün kala çıkan bir liste bilgi değil, panik. Faydalı uyarı, düzeltecek zaman varken çıkandır.
Refakatçi ilişkisi kayıtta nasıl tutulmalı
Refakatçinin adını bir kutuya yazmak yetmiyor; iki yolcu kaydının birbirine bağlanması gerekiyor. Fark operasyonda ortaya çıkıyor: refakatçi turdan çıktığında bağlı olduğu yolcunun durumu da değişmeli ve bunu yazılımın kendisi fark etmeli.
Sadece isim yazıldığında — eski yazılımların çoğunda böyle — refakatçinin iptali sessizce geçiyor ve yolcu mahremsiz kalıyor. Bu, havaalanında ya da daha kötüsü vize başvurusunda ortaya çıkıyor.
İki kayıt birbirine bağlandığında oda planlaması da kendiliğinden çözülüyor: mahrem bağı olan yolcular aynı grupta kalıyor ve otomatik yerleştirme bu bağı bozmuyor.
Yaş sınırına yakın yolcular
Eşiğe yakın yolcular her turda birkaç tane oluyor ve en çok hata orada çıkıyor. On yedi yaşında kaydolup tur tarihinde on sekiz olan bir yolcu, kayıt gününe göre bakan bir sistemde gereksiz yere refakatçi arıyor.
Ters yön daha pahalı: bugün on sekiz görünen ama tur tarihinde hâlâ on yedi olan bir yolcu için refakatçi aranmıyor ve eksik başvuruda ortaya çıkıyor.
Doğru davranış, yaşı tur başlangıç tarihine göre hesaplamak ve eşiğe yakın olanları ayrıca işaretlemek. "Bu yolcu kalkışta on yedi yaşında olacak" bilgisini operatörün hesaplamak zorunda kalmaması gerekiyor.
Çocuk ve bebek fiyatlandırması aynı kurala bağlı
Yaş hesabının ikinci etkisi para tarafında. Bebek, çocuk ve yetişkin fiyatları arasındaki fark ciddi tutarlar; sınırı yanlış hesaplamak eksik ya da fazla borçlandırma üretiyor.
Eksik borçlandırma kalkıştan sonra fark ediliyor ve tahsili neredeyse imkânsız — yolcu seyahatini tamamlamış oluyor. Fazla borçlandırma ise iade demek ve acentanın güvenilirliğine zarar veriyor.
İki hatanın da kaynağı aynı: yaşın hangi tarihe göre hesaplandığı. Bu tek karar hem mevzuat hem muhasebe tarafını birden belirliyor.
Mevzuat değişince ne oluyor
Suudi mevzuatı son yıllarda birkaç kez değişti ve bundan sonra da değişebilir. Yazılım seçerken sorulacak soru "kural şu anda doğru mu" değil, "kural değiştiğinde ne oluyor".
Kural ayarlardan değiştirilebiliyorsa yeni düzenleme bir öğleden sonra işi. Yazılımın içine sabitlenmişse üreticiden yeni sürüm beklemek gerekiyor; o sürüm sezonun ortasına denk gelirse acenta haftalarca elle takip ediyor.
Aynı esneklik pasaport süre eşiği için de geçerli olmalı: bazı acentalar altı ay yerine yedi ay istiyor, bazıları hedef ülkeye göre değiştiriyor.