Pasaport bilgisi acentanın en çok girdiği ve en çok hata yaptığı veri. Ad, soyad, numara, doğum tarihi, geçerlilik, uyruk — altı alan ve hepsi vize başvurusunda birebir doğru olmak zorunda. Elle giriş bunu yavaş ve hatalı yapıyor.
Hata nerede çıkıyor
Türkçe klavyeyle latin harfli bir ada bakıp yazmak sanıldığından zor. “İ” ile “I”, “Ş” ile “S” karışıyor; pasaportta “GUL” yazan bir ad kayda “GÜL” diye giriliyor.
Numara tarafında da benzer bir tuzak var: sıfır ile “O”, bir ile “I”. Pasaport numarasında bu ikisi sık geçiyor ve gözle ayırt etmek zor.
Bu hataların hiçbiri kayıt sırasında fark edilmiyor. Vize başvurusunda ya da havalimanında fark ediliyor — yani düzeltmenin en pahalı olduğu anda.
Pasaportun alt kısmındaki iki satır
Her pasaportun alt kenarında, büyük harflerle yazılmış iki satır var. O satırlar makine tarafından okunmak için konuyor ve içinde ad, soyad, numara, doğum tarihi, geçerlilik ve uyruk bulunuyor.
Bir okuyucu bu iki satırı görüp bilgiyi doğrudan forma yazıyor. Yazan makine olduğu için harf karışması olmuyor; ayrıca satırın içinde bir kontrol basamağı var, yanlış okuma kendini ele veriyor.
Bu bilginin pasaporttan geliyor olması ayrı bir güvence: vize başvurusunda karşılaştırılan şey zaten aynı iki satır.
Hangi okuyucu ek yazılım istemiyor
Okuyucuların bir kısmı bilgisayara klavye gibi bağlanıyor. İmleci alana koyup pasaportu okutuyorsunuz, bilgi kendiliğinden yazılıyor. Bunlar için bilgisayara bir şey kurmak gerekmiyor.
Çipli pasaportun içindeki fotoğrafı ve biyometrik veriyi okuyan cihazlar farklı: onlar için bilgisayarda küçük bir yardımcı program çalışıyor.
Yeni bir okuyucu alacaksanız sorulacak soru şu: klavye kipinde çalışıyor mu? Cevap evetse kurulum derdi yok.
Asıl kazanç hızda değil
Yüz yolcunun kaydını beş saatten yarım saate indirmek elbette değerli. Ama okuyucunun asıl faydası başka: girilen bilginin doğru olması.
Yanlış girilmiş tek bir pasaport numarası, vize başvurusunu reddettiriyor. Reddedilen başvurunun maliyeti harç değil zaman — dosya geri geliyor, eksik bulunuyor, yolcu aranıyor, yeniden gönderiliyor.
Bir de kalkışa yakın çıkan hatalar var. Havalimanında adı pasaportuyla tutmayan yolcu, uçağa alınmıyor.
Toplu aktarım da bir yol
Bazı acentalar pasaport bilgisini bir dosyayla topluca alıyor: bayiden gelen liste, başka bir programdan çıkan tablo.
Bu yol da işe yarıyor ama bir kural gerektiriyor: aktarılan her kayıt, aynı kişinin daha önce girilip girilmediğine bakılarak eşleştirilmeli. Yoksa aynı yolcu iki kez oluşuyor ve ikisinde de eksik bilgi kalıyor.
Mükerrer kayıt sonradan temizlenmesi en zahmetli iş. Hangi kaydın tahsilatı, hangisinin oda planı olduğu karışıyor.